Befundversand in der Radiologie: Wege, Datenschutz und digitale Alternativen

Beim Befundversand übermittelt die radiologische Praxis den schriftlichen Befund an den zuweisenden Arzt und gegebenenfalls an den Patienten. Klassisch geschieht das per Post oder Fax, zunehmend aber digital, etwa über den eArztbrief per KIM oder über ein Patientenportal.

Für die Radiologie hat ein Portal einen entscheidenden Vorteil: Befund und Bilder kommen gemeinsam an einer Stelle an, statt über zwei getrennte Wege.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Wege des Befundversands es gibt, was beim Datenschutz zu beachten ist und wie Sie den Prozess in Ihrer Praxis digitalisieren.

Warum der Befundversand in der Radiologie besonders anspruchsvoll ist

In den meisten Fachrichtungen ist ein Befund ein Dokument. In der Radiologie gehören dagegen immer zwei Dinge zusammen: der schriftliche Befund und die Bilder, auf die er sich bezieht. Genau hier entsteht im Alltag das Problem. Der Befund geht per Fax oder Brief an den Zuweiser, die Bilder bekommt der Patient auf CD mit. Beim Zuweiser liegen dann der Befund ohne Bilder oder die Bilder ohne Befund, und die Zuordnung bleibt am Praxisteam hängen.

Hinzu kommt der Zeitdruck. Zuweiser möchten den Befund möglichst vor dem nächsten Termin des Patienten vorliegen haben, und jede Verzögerung im Versand führt zu Rückfragen am Telefon.

Die Wege des Befundversands im Vergleich

Per Post

Der Postversand ist datenschutzrechtlich unproblematisch, aber langsam und mit Porto, Papier und Personalaufwand verbunden. Bilder lassen sich nur als CD beilegen, was die Kosten weiter erhöht.

Per Fax

Das Fax ist in vielen Praxen noch immer Standard, weil es schnell und vertraut ist. Datenschutzrechtlich wird es jedoch zunehmend kritisch gesehen. Die gematik verweist in ihren Unterlagen auf die Einschätzung, dass das Fax nicht mehr als datenschutzkonform gilt. Hinzu kommt das Risiko von Fehlsendungen durch falsch gewählte Nummern. Bilder lassen sich per Fax ohnehin nicht sinnvoll übermitteln.

Per unverschlüsselter E-Mail

Für Gesundheitsdaten ist die normale E-Mail ohne zusätzliche Verschlüsselung nicht geeignet. Die KBV stellt klar, dass Patientendaten niemals unverschlüsselt per E-Mail über das Internet verschickt werden sollten.

Per eArztbrief über KIM

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist der sichere E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur. Laut Bundesgesundheitsministerium ist KIM das erste von der gematik festgelegte sichere Übermittlungsverfahren für elektronische Arztbriefe, die damit die klassische Übermittlung per Post, Bote oder Kurier ersetzen sollen. Für Vertragsärzte gilt zudem eine verpflichtende Empfangsbereitschaft für den eArztbrief.

Für den radiologischen Befundversand hat KIM allerdings Grenzen. Der Empfänger muss ebenfalls KIM einsetzen, was Patienten oder Privatärzte ausschließt. Und KIM ist als Nachrichtendienst ausgelegt, nicht für den Austausch vollständiger CT- oder MRT-Datensätze, die schnell mehrere Gigabyte umfassen.

Über ein Patientenportal

Ein Patientenportal stellt Befund und Bilder gemeinsam an einer Stelle bereit. Zuweiser und Patienten erhalten einen Zugang und öffnen beides im Browser, ohne zusätzliche Software oder TI-Anbindung. Zugänge sind zeitlich begrenzt, widerrufbar und protokolliert. Wie das Prinzip funktioniert, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zum Patientenportal in der Radiologie.

Datenschutz beim Befundversand: Worauf es ankommt

Besonderer Schutz für Gesundheitsdaten

Befunde sind Gesundheitsdaten und fallen damit unter den besonderen Schutz nach Art. 9 DSGVO. Zusätzlich unterliegen Ärztinnen und Ärzte der Schweigepflicht. Jeder Versandweg muss deshalb sicherstellen, dass nur berechtigte Empfänger Zugriff erhalten.

Verschlüsselung und Zugriffsschutz

Digitale Übermittlungswege sollten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsselt sein. Bei Portallösungen gehört dazu auch die Frage, wie der Zugang selbst abgesichert ist.

Nachvollziehbarkeit

Für die Praxis ist wichtig, belegen zu können, wann welcher Befund an wen übermittelt wurde. Digitale Lösungen mit Zugriffsprotokoll erfüllen diese Nachweispflicht deutlich einfacher als Fax oder Post.

Auftragsverarbeitung

Wer einen externen Anbieter für den Befundversand nutzt, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Stimmen Sie die Einführung außerdem frühzeitig mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Befund und Bilder gemeinsam versenden

Der größte Hebel für die Radiologie liegt darin, Befund und Bilder nicht mehr getrennt zu versenden. Wenn der Zuweiser beides über einen einzigen Zugang erhält, entfallen die Zuordnungsprobleme, und er kann den Befund direkt anhand der Bilder nachvollziehen. Für den Patienten gilt dasselbe: Ein Zugang, ein Ort, alles zusammen.

Das spart der Praxis nicht nur den zweiten Versandweg, sondern auch einen großen Teil der Rückfragen, die heute entstehen, weil ein Teil fehlt.

Befundversand an Patienten

Patienten haben ein Recht darauf, ihre Befunde einzusehen und eine Kopie zu erhalten. Welche Rechte Patienten dabei haben und was das für die Kosten bedeutet, erklären wir im Beitrag Röntgen-, CT- und MRT-Bilder digital bereitstellen.

Beim Befundversand an Patienten sollte die Praxis bewusst entscheiden, wann ein Befund freigegeben wird. Gerade bei schwerwiegenden Diagnosen ist es oft sinnvoll, dass der Patient den Befund erst nach einem Gespräch mit seiner Ärztin oder seinem Arzt erhält. Eine gute digitale Lösung lässt der Praxis diese Steuerung.

So digitalisieren Sie den Befundversand in Ihrer Praxis

Den heutigen Ablauf erfassen

Halten Sie fest über welche Wege Befunde aktuell verschickt werden, wie viele es pro Tag sind und wie viel Zeit das Team dafür aufwendet. Auch die Zahl der Rückfragen von Zuweisern ist eine aufschlussreiche Kennzahl.

Den passenden Weg wählen

Für die Kommunikation zwischen Ärzten ist KIM ein etablierter Standard. Wenn Befund und Bilder gemeinsam und auch an Patienten gehen sollen, ergänzt ein Patientenportal diesen Weg sinnvoll. Beide Lösungen schließen sich nicht aus.

Automatisieren, wo es geht

Je weniger Handgriffe der Versand erfordert, desto zuverlässiger funktioniert er. Idealerweise wird der Befund automatisch dem passenden Bildmaterial zugeordnet und steht ohne weiteren Schritt bereit.

Zuweiser mitnehmen

Informieren Sie Ihre Zuweiser aktiv über den neuen Weg und erklären Sie kurz, wie sie auf Befunde und Bilder zugreifen. Die Umstellung gelingt schneller, wenn die Empfänger den Nutzen direkt erleben.

Befundversand mit Dicora X

Mit Dicora X laden Sie den schriftlichen Befund direkt zum passenden Bildmaterial hoch. Zuweiser und Patienten finden beides über denselben Zugang, statt es aus zwei getrennten Kanälen zusammenzusuchen. Über die Dicora-X-Schnittstelle lassen sich viele Workflows zudem vollständig automatisiert aus Ihren bestehenden Systemen heraus steuern. Die dafür teilweise benötigten Desktop-Anwendungen finden Sie in unserem Download-Bereich.

Wie der Ablauf von der Aufnahme bis zum Empfänger aussieht, sehen Sie hier Schritt für Schritt. Alle Daten werden auf Servern in der EU verarbeitet, Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Sie möchten Dicora X an Ihre Systeme anbinden? Buchen Sie eine technische Demo oder nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf.

Häufige Fragen zum Befundversand

Ist der Befundversand per Fax noch erlaubt?

Das Fax wird datenschutzrechtlich zunehmend kritisch gesehen, und Datenschutzbehörden raten bei Gesundheitsdaten zu sichereren Wegen. Ob und unter welchen Bedingungen es in Ihrer Praxis noch vertretbar ist, sollten Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten klären.

Ersetzt ein Patientenportal den eArztbrief?

Nicht zwingend. Der eArztbrief über KIM ist ein etablierter Weg für die Kommunikation zwischen Ärzten. Ein Patientenportal ergänzt ihn dort, wo Bilder mitgeschickt werden sollen oder Patienten direkt Zugriff erhalten.

Können Patienten ihren Befund über ein Portal einsehen?

Ja, sofern die Praxis den Befund dafür freigibt. Die Praxis entscheidet dabei selbst, wann ein Befund für den Patienten sichtbar wird.

Wie erfährt der Zuweiser, dass ein Befund bereitsteht?

Das hängt von der Lösung ab. Häufig erhält der Patient ein Zugangsdokument, das er an den Zuweiser weitergibt, oder der Zugang wird automatisiert über eine Schnittstelle bereitgestellt. Weitere Antworten finden Sie in unseren FAQ.